Conformité RGPD
Base juridique claire, sous-traitants listés, durées de conservation publiées. Hébergement en Suisse, pays reconnu par l'UE comme offrant une protection adéquate.
Notre rôle#
Pour les données que vous nous confiez (extraites de votre Odoo), UpBoard agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 4 du RGPD. Vous restez le responsable de traitement de vos données clients, fournisseurs et collaborateurs.
Pour les données que nous collectons directement vous concernant (compte UpBoard, facturation, support), nous sommes responsables de traitement.
Base juridique#
Le traitement de vos données par UpBoard repose sur l'exécution du contrat de service (article 6.1.b du RGPD).
Données traitées#
Pour fournir le service, nous accédons aux catégories suivantes via votre Odoo :
- Données contractuelles et financières : devis, factures, paiements, créances
- Données opérationnelles : produits, stocks, mouvements, ventes en caisse
- Données de contact : noms, emails, téléphones de vos clients, fournisseurs et collaborateurs (limitées au nécessaire pour les recommandations)
- Données de support : tickets et leur historique, si vous utilisez le module Helpdesk
Nous ne copions pas votre base Odoo : nous conservons uniquement les résultats d'analyse (alertes, scores) et la mémoire contextuelle de vos agents.
Quand un utilisateur met un pouce vers le bas sur une réponse d'un agent, la question, la réponse et son commentaire sont accessibles à l'équipe UpBoard pour améliorer l'assistant ; à l'export, les e-mails, téléphones et IBAN y sont masqués.
Sous-traitants#
Pour fournir le service, UpBoard fait appel aux sous-traitants suivants. La liste de référence figure dans notre politique de confidentialité.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Infomaniak | Hébergement de la plateforme | Suisse (adéquation reconnue par l'UE) |
| Anthropic | Modèles d'IA (Claude) | États-Unis, clauses contractuelles types, pas d'entraînement sur vos données |
| OpenAI | Indexation sémantique de la mémoire des agents (embeddings) | États-Unis, clauses contractuelles types, pas d'entraînement sur vos données |
| Stripe | Paiement des abonnements et conservation des données de facturation | États-Unis, clauses contractuelles types |
| Brevo | Emails transactionnels et relances du diagnostic gratuit | France (UE) |
| Sentry | Suivi des erreurs applicatives | États-Unis, clauses contractuelles types |
| Google (Google Drive) | Copie hors site des sauvegardes, chiffrée avant envoi | États-Unis, clauses contractuelles types, sans accès à la clé de chiffrement |
| Google Ireland (Google Tag Manager, Google Analytics) | Mesure d'audience du site, uniquement après votre consentement | Irlande, transferts possibles vers les États-Unis, clauses contractuelles types |
| Cloudflare (Turnstile) | Protection anti-robots des formulaires de contact et partenaires | États-Unis, clauses contractuelles types |
Vos droits#
Vous (ou les personnes dont vous êtes responsable de traitement) pouvez exercer les droits suivants en écrivant à info@upboard.ai :
- Accès aux données traitées
- Rectification des données inexactes
- Effacement (sauf obligation légale de conservation)
- Limitation du traitement
- Portabilité : transmission de vos données dans un format structuré, sur demande
- Opposition au traitement
Pour vos clients ou fournisseurs qui souhaitent exercer leurs droits, contactez-nous : nous coordonnons avec vous le traitement de la demande.
Conservation des données#
| Type de donnée | Durée |
|---|---|
| Diagnostic gratuit resté anonyme (aucune coordonnée laissée) | Supprimé 30 jours après le diagnostic |
| Diagnostic gratuit avec coordonnées, sans compte créé | Supprimé 12 mois après le diagnostic, ou 30 jours après la désinscription des relances si c'est plus tôt |
| Diagnostic à partir duquel un compte a été créé | Rattaché au compte et supprimé avec lui |
| Compte actif | Conservé tant que l'abonnement ou l'essai est en cours, avec les limites ci-dessous |
| Conversations avec les agents | Supprimées après 12 mois sans activité, sauf si un de leurs documents est enregistré dans « Mes Documents » |
| Mémoire des agents | Résumés de conversation supprimés après 12 mois ; éléments extraits automatiquement de vos conversations supprimés après 24 mois sans mise à jour ; ce que vous avez saisi (y compris vos réponses aux questions des agents) reste tant que le compte existe, et vous pouvez le supprimer à tout moment |
| Contenu des échanges avec l'IA et des lectures dans votre ERP (messages envoyés, réponses, données lues, messages d'erreur) | Effacé après 90 jours ; seules restent des métadonnées techniques (date, durée, modèle ou outil, jetons, coût) |
| Conversations avec l'assistant d'aide | Supprimées après 12 mois sans activité |
| Rapports générés | Supprimés 12 mois après leur génération |
| Exports Excel | Jamais conservés : générés à la demande |
| Graphiques des emails | Supprimés 60 jours après l'envoi |
| Compte dont l'abonnement a pris fin, ou dont l'essai a expiré sans souscription | Toutes les données du compte (utilisateurs, connexions ERP, conversations, résultats d'analyse, mémoire des agents) supprimées 90 jours après la fin de l'abonnement ou de l'essai, sauf nouvelle souscription entre-temps |
| Inscription jamais finalisée (ni essai démarré, ni abonnement) | Supprimée 90 jours après sa création |
| Données de facturation | Conservées chez Stripe pour la durée imposée par la loi, pas chez UpBoard |
Une donnée supprimée disparaît ensuite des sauvegardes chiffrées au fil de leur rotation.
Accord de traitement des données (DPA)#
Notre accord de traitement des données, conforme à l'article 28 du RGPD, est publié et opposable sans demande préalable. Il couvre :
- Périmètre et nature du traitement
- Liste des sous-traitants ultérieurs
- Mesures techniques et organisationnelles de sécurité
- Procédure de notification d'incident
- Conditions d'audit
- Modalités de restitution et destruction des données
Contact#
Pour toute question RGPD : info@upboard.ai
UpBoard.ai est édité par Organize IT SRL, société de droit belge (BCE/TVA BE 0650.555.046), Rue du Mont-Lassy 54, 1380 Lasne, Belgique.
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