Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 novembre 2026

Organize IT SRL ("nous", "notre"), éditrice de la plateforme UpBoard.ai, s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679).

1. Responsable du traitement

Organize IT SRL
Rue du Mont-Lassy 54, 1380 Lasne, Belgique
BCE : 0650.555.046
Email : info@upboard.ai

2. Données collectées

2.1 Données d'inscription

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Nom de l'entreprise
• Mot de passe (stocké sous forme hachée)

2.2 Données d'utilisation

• Conversations avec les agents IA
• Préférences et paramètres
• Journaux techniques (connexions, erreurs) : les adresses email, numéros de téléphone, IBAN et numéros nationaux y sont masqués
• Métriques d'utilisation (nombre de messages, tokens consommés)

Quand un utilisateur met un pouce vers le bas sur une réponse d'un agent, la question, la réponse et son commentaire sont accessibles à l'équipe UpBoard pour améliorer l'assistant ; à l'export, les e-mails, téléphones et IBAN y sont masqués.

Recherche web : les agents ventes, achats et assistant peuvent chercher sur internet et lire une page quand vos données ERP ne suffisent pas. Les requêtes de recherche et les pages lues transitent par Anthropic et ses fournisseurs de recherche ; une requête peut contenir un nom tiré de votre question ou de votre ERP (par exemple celui d'une société). La recherche web n'est jamais utilisée dans une conversation qui contient un fichier joint, et chaque utilisateur peut la couper dans ses Paramètres. Les requêtes et extraits de pages conservés avec les échanges avec l'IA suivent la règle des 90 jours du point 7.

2.3 Données ERP

Les données de votre ERP (Odoo) sont interrogées en temps réel : nous ne copions pas votre base. Nous conservons uniquement les résultats d'analyse (alertes, scores), la mémoire contextuelle de vos agents, vos identifiants de connexion ERP, chiffrés (Fernet), et l'historique des écritures que vos agents ont proposées dans votre ERP : ce que la carte de validation a montré (nom des fiches concernées, valeurs avant et après chaque modification). Les durées de conservation figurent au point 7.

Relances : pour ne pas vous signaler un dossier que vous venez de relancer et pour rédiger une relance qui tient compte des échanges précédents, UpBoard lit la date des derniers messages de la fiche dans Odoo (devis, facture, commande fournisseur) et, au moment de rédiger un email, le texte des 5 derniers échanges (emails envoyés, réponses reçues, notes internes, 500 caractères au plus chacun). Ces extraits sont transmis à Anthropic pour la rédaction et conservés avec les échanges avec l'IA, selon la règle des 90 jours du point 7 ; la date de la dernière relance et celle d'une réponse reçue sont gardées avec l'alerte concernée.

Rejet d'une alerte : la raison que vous écrivez en rejetant une alerte (« pas pertinent parce que… ») est conservée avec l'alerte et transmise à Anthropic pour la traduire en règle de filtrage. Si vous enregistrez cette règle, votre phrase, votre nom et la date sont visibles par tous les utilisateurs de votre entreprise dans la page « Règles ». La raison suit la conservation de son alerte, l'échange avec l'IA la règle des 90 jours du point 7 ; une règle est gardée jusqu'à sa suppression.

2.4 Diagnostic public (scan gratuit)

Le diagnostic gratuit peut être lancé sans créer de compte. Pour le réaliser, vous nous confiez l'adresse de votre Odoo, le nom de la base, l'identifiant utilisé et une clé API (ou un mot de passe). Nous conservons :

• le score obtenu et le détail par module ;
• la liste des anomalies détectées, avec la référence du document concerné, le montant et le tiers concerné (par exemple le nom d'un client ou d'un commercial), effacée 30 jours après le diagnostic ;
• l'adresse de votre Odoo, le nom de la base et l'identifiant utilisé, effacés 30 jours après le diagnostic si vous ne créez pas de compte ;
• vos coordonnées (nom, email, entreprise) si vous choisissez de les laisser, la date et l'heure de votre accord pour recevoir le résultat, et, séparément, la date et l'heure de votre accord pour recevoir des informations commerciales.

La clé API ou le mot de passe n'est jamais enregistré dans notre base pendant le diagnostic : il ne vit que dans un jeton chiffré qui devient inutilisable au bout de 30 minutes. Après un diagnostic réussi, votre accès Odoo reste chiffré au plus 30 minutes après le lancement, pour connecter votre compte si vous le créez et le connectez dans ce délai ; sinon, il est effacé. Si vous connectez ainsi votre compte, cet accès devient la connexion Odoo de ce compte, conservée chiffrée comme toute connexion.

Le formulaire vous propose deux cases distinctes. La première, nécessaire pour recevoir votre rapport, autorise le traitement de vos coordonnées et l'envoi du résultat du diagnostic. La seconde, facultative et décochée par défaut, autorise l'envoi d'informations commerciales sur UpBoard. Vous recevez votre rapport même si vous ne cochez que la première.

Si vous laissez vos coordonnées, elles sont transmises, avec votre score et les principales anomalies, à notre outil de gestion commerciale (Odoo, installé sur un serveur que nous administrons nous-mêmes, sans intermédiaire) pour assurer le suivi de votre demande. Nous n'envoyons de relances commerciales que si vous avez coché la seconde case : au plus trois emails (1, 3 et 7 jours après le diagnostic). Chaque relance contient un lien de désinscription en un clic, qui prend effet immédiatement : aucune autre relance ne vous est envoyée.

Si vous avez ouvert un essai sans souscrire d'abonnement, nous vous écrivons au plus trois fois après sa fin (3, 14 et 30 jours après), pour vous rappeler ce que l'essai a relevé et vous présenter nos formules. Chacun de ces emails contient un lien de désinscription en un clic. Une semaine avant la suppression de vos données, nous vous envoyons aussi un avis qui en indique la date : cet avis porte sur vos données, il vous est donc adressé même après une désinscription.

3. Bases légales du traitement

• Exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture du service, et au diagnostic que vous demandez (mesures précontractuelles prises à votre demande)
• Intérêt légitime : amélioration du service, sécurité, et relances après un essai terminé sans souscription (relation commerciale existante, désinscription possible à tout moment)
• Consentement : envoi du résultat du diagnostic à vos coordonnées, relances commerciales par email (consentement distinct, facultatif), et mesure d'audience du site (Google Analytics). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, aussi simplement que vous l'avez donné.

4. Finalités du traitement

• Fourniture et amélioration du service UpBoard.ai
• Authentification et gestion des comptes utilisateurs
• Connexion sécurisée aux systèmes ERP
• Réalisation du diagnostic gratuit et suivi commercial de votre demande
• Facturation et gestion des abonnements
• Mesure d'audience du site, avec votre consentement
• Support technique

5. Sous-traitants

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne.

Pour les données personnelles que vous traitez au moyen du service, notamment celles issues de votre ERP, nous agissons en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Nos engagements à ce titre, et la manière dont cette liste de sous-traitants s'y rattache, figurent dans l'accord de traitement des données (DPA).

6. Cookies et traceurs

Le site dépose uniquement les cookies suivants. Les cookies de mesure d'audience ne sont déposés, et Google Tag Manager n'est chargé, qu'après votre accord (« Tout accepter » ou catégorie « Mesure d'audience »). Sans votre accord, aucune requête n'est envoyée à Google. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire.

Le stockage local de votre navigateur sert aussi, pour les utilisateurs connectés, à conserver le jeton de session et des préférences d'affichage. Il n'est lu par aucun tiers.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » présent en pied de page, ou avec ce bouton. Au retrait, les cookies Google Analytics sont supprimés et Google Tag Manager n'est plus chargé.

Gérer les cookies

7. Durée de conservation

• Diagnostic public resté anonyme (aucune coordonnée laissée) : supprimé 30 jours après le diagnostic.
• Diagnostic public avec coordonnées, sans compte créé : supprimé 12 mois après le diagnostic, ou 30 jours après votre désinscription des relances si c'est plus tôt.
• Diagnostic à partir duquel vous avez créé un compte : rattaché au compte et supprimé avec lui.
• Compte actif : les données du compte sont conservées tant que l'abonnement ou l'essai est en cours, avec ces limites :
  • conversations avec les agents supprimées après 12 mois sans activité, sauf si un de leurs documents est enregistré dans « Mes Documents » ;
  • mémoire des agents : résumés de conversation supprimés après 12 mois, éléments extraits automatiquement de vos conversations supprimés après 24 mois sans mise à jour ; ce que vous avez saisi vous-même (y compris vos réponses aux questions des agents) reste tant que le compte existe et se supprime à tout moment ;
  • contenu des échanges avec l'IA et des lectures dans votre ERP (messages envoyés, réponses, données lues, recherches web et extraits de pages, extraits des échanges d'une fiche Odoo lus pour rédiger une relance, messages d'erreur) effacé après 90 jours ; seules restent des métadonnées techniques (date, durée, modèle ou outil, jetons, coût) ;
  • historique des écritures proposées dans votre ERP (fiches concernées, valeurs avant et après) conservé tant que le compte existe, comme trace de ce qui a été validé ;
  • conversations avec l'assistant d'aide supprimées après 12 mois sans activité ;
  • rapports générés supprimés 12 mois après leur génération ;
  • exports Excel jamais conservés (générés à la demande), graphiques des emails supprimés 60 jours après l'envoi.
• Abonnement terminé ou essai expiré sans souscription : toutes les données du compte (utilisateurs, connexions ERP, conversations, résultats d'analyse, mémoire des agents) sont supprimées 90 jours après la fin de l'abonnement ou de l'essai, sauf si vous avez souscrit un abonnement entre-temps.
• Inscription jamais finalisée (ni essai démarré, ni abonnement) : supprimée 90 jours après sa création.
• Coordonnées transmises à notre outil de gestion commerciale : conservées tant que la relation commerciale est active, et supprimées sur simple demande à info@upboard.ai. Elles ne sont pas couvertes par les suppressions automatiques ci-dessus.
• Données de facturation : celles que la loi impose de conserver le sont chez Stripe, notre prestataire de paiement, pas chez nous.

Vous pouvez aussi demander la suppression de vos données à tout moment (point 8). Une donnée supprimée disparaît ensuite de nos sauvegardes chiffrées au fil de leur rotation.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Rectification : corriger vos données inexactes
• Effacement : demander la suppression de vos données
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Limitation : limiter le traitement de vos données
• Retrait du consentement : à tout moment, pour les relances (lien de désinscription) comme pour les cookies (« Gérer les cookies »)

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : info@upboard.ai

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

• Chiffrement TLS pour toutes les communications
• Chiffrement Fernet des identifiants ERP
• Hachage bcrypt des mots de passe
• Authentification à deux facteurs par code envoyé par email, désactivée par défaut : chaque utilisateur peut l'activer, et un administrateur peut l'imposer à toute l'organisation
• Isolation des données par tenant (multi-tenancy)
• Journalisation des accès et actions

10. Autorité de contrôle

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) belge : www.autoriteprotectiondonnees.be

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique : info@upboard.ai