Livré mais pas facturé dans Odoo : retrouver le CA qui dort

En bref, Le chiffre d'affaires « livré mais pas facturé », ce sont des marchandises parties chez le client sans facture validée en face. Dans Odoo, il se cache dans trois endroits : les commandes au statut « À facturer » dont la livraison est faite, les commandes facturées en partie après une livraison partielle, et les factures restées en brouillon. Le menu Ventes, À facturer, Commandes à facturer en montre l'essentiel en quelques clics. La vraie difficulté est de le regarder chaque semaine, pas de le trouver une fois.

Livrer sans facturer, c'est accorder un crédit gratuit à durée indéterminée. Le client a la marchandise, votre stock a baissé, votre transporteur est payé, et pourtant aucune créance n'existe. Rien ne relance ce client, puisqu'il ne vous doit rien sur le papier. Le délai de paiement ne commence même pas à courir.

Ce trou reste invisible pour une raison simple : chaque équipe fait correctement son travail. La logistique valide ses bons de livraison, les commerciaux passent à la commande suivante, la comptabilité facture ce qu'on lui signale. Le chiffre d'affaires non facturé tombe dans l'interstice entre les trois, et aucun rapport standard ne le met en tête de page. On le découvre souvent à la clôture, quand l'écart entre stock sorti et ventes comptabilisées ne s'explique pas, ou quand le client lui-même s'étonne de ne jamais avoir reçu la facture.

Pourquoi du chiffre d'affaires livré reste non facturé dans Odoo#

Dans Odoo, une commande client porte un statut de facturation : notamment « Rien à facturer », « À facturer » ou « Entièrement facturé ». Ce statut est calculé ligne par ligne à partir de la quantité commandée, de la quantité livrée et de la quantité déjà facturée.

La politique de facturation. Chaque article a une politique de facturation : « Quantités commandées » ou « Quantités livrées ». En quantités livrées, la commande ne passe « À facturer » qu'au fur et à mesure que les bons de livraison sont validés. C'est la politique la plus saine pour les biens physiques, mais elle suppose que quelqu'un revienne sur la commande après la livraison. Personne n'y revient ? La commande reste « À facturer » pendant des mois. En quantités commandées, la commande est facturable dès sa confirmation, livrée ou pas : la liste des commandes à facturer mélange alors du livré et du non livré, ce qui la rend moins lisible et pousse à l'ignorer.

Les livraisons partielles et les reliquats. Une commande de cent unités, soixante livrées, un reliquat de quarante créé automatiquement. On facture les soixante, puis le reliquat part trois semaines plus tard et personne ne refacture. La commande affiche « À facturer », mais elle a déjà une facture : dans une liste, elle a l'air traitée.

L'oubli pur et simple. Dans Odoo standard, la facture d'une commande de biens ne se crée pas toute seule au moment de la livraison. Il faut cliquer sur « Créer une facture », sur la commande ou en masse depuis la liste. Si ce geste dépend d'une personne absente ou débordée, rien ne se passe.

Les factures créées mais jamais validées. La facture a été générée, mais elle est restée en brouillon : une adresse à vérifier, un prix à confirmer, une question au commercial restée sans réponse. Piège important : pour Odoo, une facture en brouillon compte déjà comme facturée dans le calcul de la commande. Les quantités du brouillon ne sont plus « à facturer » : la commande disparaît de la liste des commandes à facturer (elle passe « Entièrement facturé » si le brouillon couvre toute la commande), alors qu'aucune facture n'a été envoyée.

Les cas en marge. Un retour client qui ne réduit pas la quantité livrée, un reliquat annulé sur un article facturé à la commande : ces situations laissent une commande « À facturer » sans vrai CA à récupérer. Elles polluent la liste et découragent de la traiter.

Ce que ça coûte#

Le premier coût est la trésorerie. Chaque jour entre la livraison et la facture s'ajoute à votre délai de paiement réel : un client payé à trente jours qui reçoit sa facture six semaines après la livraison vous paie en réalité à plus de deux mois.

Le deuxième coût est le risque de ne jamais être payé. Plus une facture arrive tard, plus elle est contestée : le client ne retrouve plus son bon de réception, l'interlocuteur a changé, le budget de l'exercice est clos. Une livraison facturée six mois après coup se négocie, une livraison facturée le lendemain se paie.

Le troisième coût est la fiabilité de vos chiffres. Votre chiffre d'affaires du mois est sous-estimé, votre marge est faussée (la marchandise est sortie du stock, la vente n'est pas comptabilisée), et vos décisions de pilotage reposent sur un résultat qui n'existe pas. C'est l'une des raisons pour lesquelles le suivi de la trésorerie et des créances figure parmi les 7 KPIs qu'un dirigeant de PME devrait lire chaque lundi.

Le montant en jeu dépend de votre volume et de votre discipline de facturation : plutôt qu'un chiffre théorique, mesurez le vôtre.

Le trouver à la main dans Odoo, pas à pas#

Tout se fait avec Odoo standard (modules Ventes, Inventaire et Facturation ou Comptabilité). Les chemins ci-dessous peuvent légèrement varier selon votre version d'Odoo.

1. Lister les commandes à facturer. Allez dans Ventes, À facturer, Commandes à facturer. Cette vue filtre les commandes confirmées dont le statut de facturation est « À facturer ». Ajoutez un regroupement par client ou par vendeur pour voir où se concentre le problème, et triez par date de commande pour faire remonter les plus anciennes.

2. Séparer le livré du non livré. C'est l'étape qu'Odoo ne vous mâche pas. Si vos articles sont en « Quantités livrées », une commande « À facturer » contient forcément du livré : vous pouvez la traiter en confiance. Si certains articles sont en « Quantités commandées », ouvrez les commandes concernées et regardez le bouton intelligent « Livraison » en haut de la fiche, ou la colonne « Délivré » des lignes. La politique se vérifie sur la fiche article (champ « Politique de facturation », dans l'onglet Informations générales), et la valeur par défaut se règle dans Ventes, Configuration, Paramètres, section Facturation.

3. Partir des livraisons faites. Pour un contrôle côté logistique, allez dans Inventaire, Opérations, Livraisons (rubrique Transferts du menu). Filtrez sur l'état « Fait » (« Terminé » selon la version) et sur une date effective antérieure à trente jours. Le bon de livraison ne porte pas lui-même de statut de facturation : il faut ouvrir la commande d'origine (champ « Document d'origine » ou lien vers la commande) pour vérifier. Sur un gros volume, exportez les livraisons avec la référence de commande, exportez les commandes à facturer, et croisez les deux dans un tableur.

4. Chiffrer le reste à facturer. Les montants « Déjà facturé » et « Montant à facturer » (appelé « Solde non facturé » selon votre version d'Odoo) se récupèrent via l'export. Attention : dans les versions récentes, vous ne pourrez ni filtrer ni trier la liste des commandes sur ce montant directement dans Odoo, d'où l'intérêt de l'export pour classer les commandes par montant.

5. Traquer les brouillons. Allez dans Facturation (ou Comptabilité), Clients, Factures, et appliquez le filtre « Brouillon ». Triez par date de création. Toute facture en brouillon depuis plus de quelques jours mérite une explication, puisque, comme vu plus haut, sa commande a déjà disparu de la liste des commandes à facturer.

Soyons lucides sur l'effort : les étapes 1 et 5 prennent quelques minutes. Les étapes 2 à 4, sur plusieurs centaines de commandes, demandent une à deux heures d'export et de tableur la première fois. Et Odoo standard ne propose aucune alerte « livré depuis trente jours sans facture » : si personne ne pose la question, personne n'a la réponse.

Le corriger, dans l'ordre#

1. Valider les brouillons légitimes. C'est le gain le plus rapide : la facture existe déjà. Relisez-la, corrigez ce qui bloquait, validez-la et envoyez-la. Si le brouillon n'a plus de raison d'être (doublon, commande annulée), annulez-le ou supprimez-le pour que la commande retrouve un statut juste.
2. Facturer les commandes livrées les plus anciennes et les plus grosses. Depuis la liste des commandes à facturer, sélectionnez plusieurs commandes et utilisez l'action « Créer des factures » pour générer les factures en masse (option facture normale, pour facturer ce qui est livré et pas encore facturé). Relisez les brouillons obtenus avant de les valider : c'est le moment de rattraper un prix ou une adresse.
3. Prévenir le client quand le délai est long. Une facture qui arrive trois mois après la livraison mérite un mot d'accompagnement.
4. Nettoyer les faux positifs. Reliquat annulé sur un article facturé à la commande, retour non pris en compte : corrigez la quantité sur la commande ou émettez l'avoir adéquat, en validant le traitement avec votre comptable.
5. Corriger la cause. Passez en revue la politique de facturation de vos articles physiques. Si vous facturez des biens en « Quantités commandées » par habitude plutôt que par choix, c'est souvent là que commence le désordre.

Une précision qui compte si vous confiez cette recherche à un outil : chez UpBoard, toute création ou validation de facture dans Odoo passe par une validation humaine explicite. Un outil qui trouve le CA oublié vous fait gagner du temps, un outil qui facture à votre place sans contrôle vous en fait perdre.

Éviter qu'il revienne#

La prévention tient en trois engagements.

Une routine hebdomadaire. Chaque semaine, à jour fixe, une personne ouvre la liste des commandes à facturer et le filtre des factures brouillon. C'est l'irrégularité qui transforme une tâche courte en rattrapage de plusieurs heures.

Un responsable nommé. Pas « la compta » ni « les ventes » : une personne. Celle qui valide la clôture mensuelle est souvent la mieux placée, car c'est elle qui subit l'écart à la fin du mois. Si votre facturation est aussi soumise à des obligations de format ou de délai, comme en Belgique avec la facturation électronique, notre checklist conformité facturation Odoo en Belgique vaut la peine d'être parcourue en même temps.

Un seuil d'alerte décidé à l'avance. Par exemple : aucune livraison sans facture validée au-delà de sept jours, aucune facture en brouillon au-delà de trois jours. L'important est qu'il soit écrit et que tout dépassement déclenche une action, pas une discussion.

Conclusion#

Le chiffre d'affaires livré mais pas facturé ne se voit pas dans le quotidien, parce que chaque équipe a fait sa part. Il se retrouve en trois regards : les commandes à facturer, les livraisons faites sans facture, les factures en brouillon. Il se corrige en commençant par ce qui existe déjà (les brouillons), puis par les montants les plus anciens et les plus gros, et il s'évite avec une routine hebdomadaire et un responsable nommé.

Si c'est la collecte qui vous a freiné jusqu'ici, le scan UpBoard fait ce tour d'horizon pour vous : gratuit, en lecture seule sur votre Odoo, 92 vérifications, avec un score visible avant même de laisser vos coordonnées. Trois d'entre elles couvrent exactement ce sujet. La première repère les livraisons sortantes faites depuis plus de trente jours dont la commande est toujours « À facturer » (une commande livrée en plusieurs fois n'est comptée qu'une fois, et le montant affiché est le total de la commande). La deuxième liste les commandes confirmées datant de plus de soixante jours qui ont encore un montant à facturer, classées par reste à facturer. La troisième remonte les factures clients en brouillon depuis plus de trente jours. Le scan détecte et chiffre, et c'est vous qui décidez quoi facturer.