Devis oubliés dans Odoo : les retrouver avant de les perdre

En bref, Un devis oublié dans Odoo, c'est un devis resté à l'état « Devis » ou « Envoyé » que plus personne ne suit : sa date d'expiration est dépassée, aucune activité de relance n'est planifiée, ou il a été recréé en double. Pour les retrouver, partez de Ventes, Commandes, Devis, filtrez sur les devis ouverts, puis ajoutez un filtre personnalisé sur la date d'expiration et la dernière mise à jour. Chaque devis trouvé reçoit une décision : relancer avec une activité datée, annuler, ou ne garder qu'une version en cas de doublon. Une revue hebdomadaire de quinze minutes suffit à garder un pipeline propre.

Un devis oublié ne fait pas de bruit. Il ne génère pas de facture impayée, pas de retour client, pas d'alerte. Il reste simplement dans la liste, au milieu des autres, avec son montant qui continue de gonfler le pipeline. Le commercial pense que le client réfléchit, le client pense qu'on l'a oublié.

Le problème n'est pas la négligence. C'est que la vue par défaut des devis dans Odoo trie par date de commande et ne distingue pas un devis envoyé hier d'un devis expiré depuis quatre mois. Tant que personne ne pose le bon filtre, les deux se ressemblent.

Cet article vous donne la méthode complète : comprendre pourquoi les devis se perdent, les retrouver à la main dans Odoo, les requalifier un par un, puis installer la routine qui empêche la liste de se remplir à nouveau.

Pourquoi les devis se perdent dans Odoo#

Dans Odoo, tant qu'un devis n'est pas confirmé, il porte l'un de deux statuts : « Devis » ou « Envoyé ». Il en sort de trois façons seulement : il est confirmé en bon de commande, il est annulé, ou il reste là indéfiniment. C'est ce troisième chemin qui pose problème, et il a presque toujours l'une de ces causes.

Aucune activité de relance n'est planifiée. Envoyer un devis par email depuis Odoo passe son état à « Envoyé », mais ne crée pas de rappel. Si le commercial ne planifie pas lui-même une activité (un appel dans sept jours, un email de suivi), rien dans Odoo ne lui rappellera d'y revenir. Le devis sort de son radar dès qu'un dossier plus urgent arrive.

La date d'expiration est ignorée. Chaque devis porte une date d'expiration, souvent calculée automatiquement à partir du délai de validité par défaut défini dans les paramètres Ventes ou dans le modèle de devis. Côté client, sur le portail, un devis expiré ne peut plus être signé ni payé en ligne. Côté interne, en revanche, il reste ouvert dans la liste, sans changement d'état. Odoo sait qu'il est expiré, mais ne le range nulle part.

Les commerciaux recréent au lieu de modifier. Le client demande une variante, une remise, un autre délai : il est souvent plus rapide de dupliquer le devis ou d'en saisir un nouveau que de retravailler l'ancien. Le nouveau est envoyé, l'ancien n'est jamais annulé. Résultat : deux devis quasi identiques pour le même client, dont l'un restera ouvert pour toujours.

Le départ ou le changement de portefeuille d'un commercial. Les devis restent attribués à un vendeur qui ne les regarde plus, et personne ne les reprend.

Ce que ça coûte vraiment#

Le coût le plus évident est commercial. Un devis relancé au bon moment a une chance d'aboutir. Le même devis relancé trois mois plus tard, quand le client a signé ailleurs, n'en a presque plus. Chaque semaine sans suivi réduit la probabilité de signature, et personne ne le voit puisque le devis n'apparaît nulle part comme « en danger ».

Le deuxième coût touche la décision. Un pipeline encombré de devis morts donne une vision trop optimiste de l'activité à venir. Vous recrutez, vous investissez ou vous commandez du stock sur la base d'un chiffre qui inclut des affaires perdues depuis longtemps. C'est précisément pour cette raison que le pipeline nettoyé des devis dormants fait partie des sept KPIs qu'un dirigeant de PME devrait lire chaque lundi.

Le troisième coût est opérationnel. Les doublons faussent les statistiques de conversion (un devis signé et son jumeau abandonné comptent comme un échec sur deux), créent des risques de confirmer la mauvaise version, et font perdre du temps à chaque recherche client.

Il n'existe pas de chiffre universel sur la valeur récupérable d'un devis relancé tardivement : elle dépend de votre cycle de vente et du montant. Retenez l'ordre des choses : un devis suivi à temps vaut beaucoup, un devis oublié presque rien.

Les retrouver à la main dans Odoo, pas à pas#

Tout se fait dans Odoo standard, avec le module Ventes. La voie décrite ici est la même dans les versions récentes ; seul l'habillage de l'éditeur de filtres varie légèrement.

1. Ouvrir la liste des devis. Allez dans Ventes, Commandes, Devis. Par défaut, la vue est limitée à vos propres devis (filtre « Mes devis ») : retirez-le si vous voulez la vue de toute l'équipe. Assurez-vous de ne garder que les devis ouverts, c'est-à-dire les états « Devis » et « Envoyé » : le filtre prêt à l'emploi « Devis » couvre exactement ces deux états.

2. Les devis expirés. Dans le menu de recherche, choisissez « Ajouter un filtre personnalisé ». Construisez la règle : « Expiration » est antérieure à une date donnée. Pour cibler les devis expirés depuis longtemps, prenez par exemple la date d'il y a 90 jours. Triez la liste par montant décroissant : les plus gros devis expirés remontent en tête. Soyez lucide sur une limite : Odoo sait bien qu'un devis est expiré, mais vous ne pouvez pas filtrer la liste sur cette information. Passer par la date d'expiration est la seule voie fiable.

3. Les devis sans activité. C'est le cas le plus difficile à isoler en standard, car Odoo n'affiche pas de « date de la dernière interaction ». Deux approches complémentaires :

• Filtrer sur les activités : les devis ouverts sans aucune activité planifiée sont ceux que personne n'a prévu de relancer. Dans l'éditeur de filtre personnalisé, la règle « Activités n'est pas défini » les isole. Les filtres d'activités en retard, quand ils sont proposés dans votre version, montrent en plus les relances prévues mais jamais faites.
• Filtrer sur la dernière mise à jour : ajoutez une règle sur « Dernière mise à jour le » antérieure à, par exemple, six mois. Attention, cette date change dès que le devis est modifié, y compris par une action automatique ou une mise à jour d'Odoo : un devis peut paraître récent sans qu'aucun humain n'y ait touché. À l'inverse, un message ou un email envoyé depuis le fil de discussion ne modifie en principe pas cette date. Ouvrez l'historique des échanges (en bas ou à droite du devis) des devis les plus importants pour vérifier la date du dernier échange réel.

4. Les doublons. Odoo standard ne détecte pas les devis en double. La méthode manuelle : dans la liste des devis ouverts, regroupez par Client, puis parcourez les groupes qui contiennent plusieurs devis. Deux devis du même client, de montant identique ou très proche, créés à quelques jours d'écart, sont des doublons probables. Pensez à inclure aussi les bons de commande récents : un devis resté ouvert peut être le jumeau d'une commande déjà confirmée.

5. Exporter et répartir. Sélectionnez les lignes, puis Action, Exporter, en ajoutant les colonnes utiles (référence, client, vendeur, montant, date d'expiration, dernière mise à jour). Un regroupement par Vendeur avant l'export permet d'envoyer à chacun sa propre liste. Enregistrez vos filtres en favoris pour la routine hebdomadaire.

Comptez une heure la première fois, surtout pour l'étape des doublons et la vérification de l'historique des échanges. Le vrai défi, comme souvent, est de le refaire chaque semaine.

Les requalifier : une décision par devis#

L'objectif n'est pas de vider la liste à tout prix, c'est qu'aucun devis ouvert ne reste sans décision. Traitez-les dans cet ordre.

1. Commencer par les doublons. Pour chaque paire, identifiez la version de référence (généralement la plus récente, celle que le client a réellement reçue ou signée). Odoo ne propose pas de fusion de devis : si l'ancienne version contient une ligne ou une remise qui manque à la nouvelle, reportez-la à la main, puis annulez le doublon. Laissez une note dans l'historique de la version conservée pour garder la trace.
2. Relancer ce qui a encore une chance. Un devis expiré récemment, d'un montant significatif, chez un client actif, mérite un appel plutôt qu'un email. Si le client est toujours intéressé, mettez à jour la date d'expiration et les prix si nécessaire, puis planifiez immédiatement une activité datée pour le suivi. Un devis relancé sans activité planifiée redeviendra un devis oublié.
3. Clôturer ce qui est perdu. Un devis sans réponse depuis des mois, ou dont le client a clairement choisi une autre option, doit être annulé. Le bouton Annuler sur le devis le passe à l'état « Annulé » ; selon votre version d'Odoo, pour un devis déjà envoyé, une fenêtre peut proposer de prévenir le client par email (« Annuler et notifier client ») ou d'annuler sans envoi. Notez la raison dans l'historique du devis. Si vous utilisez le CRM, marquez aussi l'opportunité liée comme perdue avec un motif : ce sont ces motifs qui vous apprendront pourquoi vous perdez des affaires.
4. Réattribuer les orphelins. Les devis d'un commercial parti ou changé de secteur doivent recevoir un nouveau vendeur avant toute relance, faute de quoi ils retomberont dans l'oubli.

Un devis annulé proprement n'est pas un échec. C'est une information fiable, là où un devis fantôme n'est qu'un bruit dans le pipeline.

Éviter qu'ils reviennent : la routine hebdomadaire#

Le nettoyage ponctuel ne tient pas si les causes restent en place. Trois engagements suffisent.

Une règle de relance écrite. Par exemple : tout devis envoyé reçoit une activité de suivi planifiée au moment de l'envoi, et tout devis dont la date d'expiration est dépassée depuis un délai fixé (30, 60 ou 90 jours selon votre cycle de vente) est soit relancé, soit annulé. Le seuil exact compte moins que sa constance.

Une consigne sur les variantes. Quand le client demande une modification, on modifie le devis existant ou on annule l'ancien au moment d'envoyer le nouveau. Les modèles de devis et les produits optionnels d'Odoo aident à proposer des variantes sans multiplier les enregistrements.

Quinze minutes chaque semaine, avec un responsable nommé. Le lundi matin, le responsable commercial rappelle ses filtres favoris : devis expirés, devis sans activité, devis groupés par client. Chaque ligne repart avec une décision et un nom. Si personne n'est nommé, la routine s'arrête à la troisième semaine chargée.

C'est typiquement le genre de surveillance qu'un agent IA connecté à Odoo assure à chaque scan : il ne remplace pas la décision du commercial, mais il lui apporte chaque semaine la liste à trancher.

Conclusion#

Les devis oubliés ne sont pas un problème de volonté, ce sont des devis que personne ne voit plus parce qu'aucune vue d'Odoo ne les met en avant. La méthode tient en trois filtres (date d'expiration, activité, regroupement par client) et une décision par ligne : relancer avec une activité datée, annuler avec une raison, ou garder une seule version.

Si vous voulez savoir où en est votre pipeline avant d'y consacrer une heure, le scan UpBoard fait ce repérage en lecture seule. Parmi ses 92 vérifications, il signale les devis ouverts dont la date d'expiration est dépassée de plus de 90 jours (avec une estimation du chiffre d'affaires encore récupérable), ceux qui n'ont connu ni modification ni message depuis plus de 180 jours, et les paires de devis du même client, de montant quasi identique, créés à moins de sept jours d'intervalle. Le scan est gratuit, le résultat arrive en quelques minutes et votre score s'affiche avant de laisser vos coordonnées. Il détecte et chiffre ; toute annulation ou modification dans Odoo reste soumise à votre validation.